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Leistungen

Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Alles, was Unternehmen jetzt wissen müssen

Autorenbild: Leon BernauLeon Bernau

Aktualisiert: 16. Jan.

Zum Jahresbeginn 2025 ist es soweit: Unternehmen in Deutschland sind nun verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) nach einheitlichen Standards auszustellen und zu empfangen (gemäß § 4 E-Rechnungs-Gesetz in Verbindung mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU). Diese Regelung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Vereinfachung der Unternehmensprozesse. Doch was bedeutet das konkret? In diesem Beitrag erklären wir die wichtigsten Punkte.


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Behalten Sie aktuelle und künftige Änderungen stets im Blick.

Was ist neu?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine verbindliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) sowie mit der öffentlichen Verwaltung (B2G). Papier- oder PDF-Rechnungen, die bisher weit verbreitet waren, genügen nicht mehr den neuen gesetzlichen Anforderungen.

Die neuen E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden. Dazu gehören Formate wie ZUGFeRD (in der Version "EN 16931" kompatibel) oder XRechnung, die bereits in der öffentlichen Verwaltung eingeführt wurden (vgl. Leitfaden des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur elektronischen Rechnungsstellung, 2023). Ziel ist es, standardisierte und interoperable Rechnungsformate zu fördern, die eine reibungslose Verarbeitung ermöglichen.

Warum diese Umstellung?

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung dient mehreren Zielen (vgl. Studie der Europäischen Kommission zur elektronischen Rechnungsstellung, 2023):

  1. Effizienzsteigerung: Durch maschinenlesbare Formate können Rechnungen schneller verarbeitet werden, was Fehler reduziert und den Verwaltungsaufwand minimiert.

  2. Kostensenkung: Unternehmen sparen Papier, Druck- und Versandkosten. Laut einer Studie der DIHK können dadurch bis zu 80% der bisherigen Rechnungskosten eingespart werden.

  3. Transparenz: Eine digitale Nachverfolgbarkeit erleichtert die Steuerprüfung und bekämpft Steuerbetrug. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf Mehrwertsteuerbetrug, der laut EU jährlich Milliardenverluste verursacht.

  4. Umweltschutz: Der Verzicht auf Papier und Postwege reduziert den ökologischen Fußabdruck erheblich. Es wird geschätzt, dass allein in Deutschland jährlich mehrere Tonnen Papier durch die Einführung von E-Rechnungen eingespart werden können.



Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft alle Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU unterhalten (siehe Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments zur elektronischen Rechnungsstellung). Darunter fallen:

  • Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

  • Großunternehmen

  • Selbständige und Freiberufler

Darüber hinaus müssen auch öffentliche Verwaltungen nur noch E-Rechnungen akzeptieren und selbst solche ausstellen. Wichtig ist dabei, dass Unternehmen sich auf unterschiedliche Anforderungen innerhalb der EU einstellen müssen, da die Umsetzung der Richtlinie in den Mitgliedsstaaten variiert.



Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

  1. Prüfung der aktuellen Rechnungsprozesse: Wie werden Rechnungen derzeit erstellt, versendet und archiviert? Analysieren Sie, welche Anpassungen notwendig sind. Ein Prozessaudit kann hier hilfreich sein.

  2. Wahl eines geeigneten E-Rechnungsformats: Entscheiden Sie sich für ein Format wie ZUGFeRD oder XRechnung, das Ihren Anforderungen entspricht. Beide Formate bieten Vor- und Nachteile: Während ZUGFeRD Flexibilität bei B2B-Transaktionen bietet, ist XRechnung speziell für den öffentlichen Sektor optimiert.

  3. Implementierung eines E-Rechnungssystems: Nutzen Sie Softwarelösungen, die den neuen Standards entsprechen, oder beauftragen Sie externe Dienstleister. Anbieter wie DATEV oder SAP bieten spezielle Module für E-Rechnungen an.

  4. Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die neuen Prozesse verstehen und anwenden können. Schulungen oder Webinare von Branchenverbänden können hier eine wertvolle Unterstützung bieten.

  5. Integration in die Buchhaltung: Passen Sie Ihre Buchhaltungssoftware an, um E-Rechnungen automatisch verarbeiten und archivieren zu können. Dabei ist auch die Langzeitarchivierung ein wichtiger Faktor, da steuerrechtliche Vorschriften eine Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren vorsehen.



Herausforderungen bei der Umsetzung

Trotz der Vorteile können Unternehmen auf Herausforderungen stoßen, darunter:

  • Technische Integration: Nicht alle Systeme sind sofort kompatibel mit E-Rechnungen. Eine sorgfältige Auswahl und Konfiguration der Software ist erforderlich.

  • Anpassung der internen Abläufe: Bestehende Prozesse müssen überarbeitet und eventuell automatisiert werden.

  • Kommunikation mit Geschäftspartnern: Unternehmen müssen sicherstellen, dass auch ihre Partner bereit sind, E-Rechnungen zu senden und zu empfangen.



Welche Vorteile ergeben sich?

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet nicht nur gesetzliche Compliance, sondern auch zahlreiche Vorteile:

  • Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe. Rechnungen können in Sekundenschnelle validiert und verarbeitet werden.

  • Erhöhte Sicherheit: Elektronische Rechnungen minimieren das Risiko von Datenverlusten oder Manipulation, da sie oft über verschlüsselte Kanäle versendet werden.

  • Bessere Liquiditätsplanung: Schnellere Verarbeitung beschleunigt Zahlungsprozesse und verbessert die Finanzübersicht.

  • Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die frühzeitig auf die Digitalisierung setzen, positionieren sich besser im Markt und können effizienter agieren.



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Stellen Sie sicher, dass Sie optimal auf kommende Neuerungen vorbereitet sind.


E-Rechnung - Ein Fazit

Die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre internen Prozesse effizienter und moderner zu gestalten. Wer frühzeitig handelt, profitiert nicht nur von den Vorteilen der E-Rechnungen, sondern verschafft sich auch einen Wettbewerbsvorteil.

Sind Sie bereit für die Umstellung? Starten Sie jetzt, um die Weichen für eine erfolgreiche Umsetzung zu stellen! Weitere Informationen und praktische Leitfäden finden Sie im offiziellen Portal zur elektronischen Rechnungsstellung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

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